Oulun Kivisydämen tervajaiset

Järjestimme 10.10.2013 Oulun Pysäköinti Oy:n tilauksesta erittäin onnistuneet ja mieleenpainuvan Kivisydämen tervajaistilaisuuden kaupungin alle rakentuvaan pysäköintiluolastoon.

 

SUUNNITTELU

Tilaisuuden suunnittelu aloitettiin yhdessä tilaajan kanssa noin kolme viikkoa ennen tapahtumapäivää.  Alustavan ohjelmasisällön suunnittelun jälkeen käärimme hihat ja aloimme tekemään kattavaa tuotantosuunnitelmaa tilaisuuden järjestämisestä ja toteutuksesta. Vaikka aikataulu oli haastava ja tila hyvin erikoinen, olemassa olevan yhteistyöverkostomme kanssa saimme kustannuslaskelmat ja suunnitelman tehtyä varsin nopeasti.

 

Ensimmäisellä käynnillä Kivisydämen uumenissa tilanne vaikutti erikoiselta. Paikka oli pimeä ja kostea, ja meteli oli käsittämätön. Tilaa oli kuitenkin kerrankin riittävästi. Lemminkäisen työmaavastaava vakuutti, että tapahtumatilan alusta saadaan h-hetkeen mennessä hyvään kuntoon, joten jatkoimme ohjelmakokonaisuuden ja aikataulun suunnittelua. Tilaisuudelle oli varattu aikaa vain noin kaksi tuntia, johon piti sisällyttää kuljetukset, juhlapuheet, ruokailu, viihteellinen ohjelma ja pohjantervajaisseremonia. Kaiken piti siis toimia jouhevasti, eikä aikataulussa ollut juurikaan varaa lepsuiluun.

 

Tilaisuudesta haluttiin rento, joten juontajaksi valitsimme stand up –koomikko Zaanin. Hänen kokemuksensa ja tilanteentajunsa olisivat erittäin merkittävässä asemassa, jotta haastavassa aikataulussa pysyttäisiin.

 

Ennen tilaisuutta kävimme vielä kertaalleen tarkastamassa paikan tilaisuuden valaistuksesta ja äänentoistosta vastaavan Livepaletin ja yhden ohjelmanumeron esittäjän, Tulikukka Liekkiryhmän kanssa, jotta mahdollisimman monella taholla olisi hyvä kuva tilasta jo tapahtumapaikan rakennuksen alkaessa.

Lue lisää

 

TAPAHTUMA-ALUEEN RAKENNUS

Torstain viimein koittaessa, aamulla klo 7:00, paikalla oltiin valmiina rakentamaan tilaisuuden puitteet tyylikkääksi ja toimiviksi. Oulun telttavuokraus oli käynyt jo edellisenä päivänä pystyttämässä lipputangon juhlapäivän kunniaksi.

<”div” class="collapseomatic " id="id5927" tabindex="" title="”Lue" >”Lue

Maan alle päästyämme jouduimme tekemään kolmannen kerran päätöksen esiintymiskorokkeen ja pöytien asettelusta, koska tervausaluetta oli jouduttu kosteuden vuoksi siirtämään useita metrejä. Tästä syystä lavan ja pöytien asettelu piti suunnitella uusiksi, mutta tämä ei onneksi aiheuttanut juurikaan viivettä rakentamiseen.

 

Aalto Cateringin henkilökunta saapui sovitusti noin tuntia myöhemmin somistamaan tilat ja laittamaan tarjoilut valmiiksi. Olimme edelleen täydellisesti aikataulussa.

 

Yhdeksi suurimmaksi haasteeksi osoittautui kaikkien tilaisuuden järjestelyihin ja ohjelmaan vaikuttavien ihmisten kuljetukset tapahtumapaikalle, mutta onneksi Groove Mobile oli käytettävissä ja kaikki olivat kellon tarkasti sovittuun aikaan paikalla.

 

Kokonaisuudessaan tilaisuuden järjestämiseen osallistui yli 45 ihmistä, mutta onneksi kaikkia ei tarvinnut kuljettaa paikalle yhdellä autolla.

 

TILAISUUDEN KULKU

Tilaisuuteen oli ilmoittautunut noin 160 osallistujaa, joista noin kolmannes kutsuvieraita. Käytössä oli kaksi Oulun taksipalveluiden bussia, jotka kuljettivat osallistujat paikalle. Jälleen kerran asiat sujuivat ilman suurempia ongelmia, eikä aikataulusta oltu kuljetuksen jälkeen jäljessä kuin viitisen minuuttia. Teekkaritorvien juhlavan avausmusiikin jälkeen Zaani toivotti juhlavieraat tervetulleiksi, ja alkuun nautittiin catering-palveluiden oman reseptin mukaan tilanteeseen sopiva tervasnapsipohjainen kuohuviinijuoma. Yllättävän hyvältä se maistui, vaikka olikin melkoisen erikoinen yhdistelmä.

<”div” class="collapseomatic " id="id7516" tabindex="" title="”Lue" >”Lue

Oli puheiden aika. Juhlapuhujiksi oli luonnollisestikin kutsuttu Oulun kaupunginjohtaja Matti Pennanen, joka piti kannustavan ja tulevaisuuden visioita kuvaavan puheen hankkeen merkityksestä kaupungille ja sen kehitykselle. Tämän jälkeen omat puheensa pitivät Oulun Pysäköinti Oy:n toimitusjohtaja Lauri Manninen ja Lemminkäinen Infra Oy:n toimitusjohtaja Harri Kailasalo, jotka kiittelivät hyvää ja motivoitunutta henkilöstöä. Ruokailun ja rennon puhallinmusiikin jälkeen oli tilaisuuden ohjelman varsinainen kohokohta. Luolaston valaistus himmennettiin minimiin ja melodinen heavy musiikki alkoi rakentamaan raskaalla kädellä häkellyttävää elämystä. Tulikukka liekkiryhmän esityksen aikana tunnelma oli jännittynyt ja kamerakännykät kuvasivat tiiviisti esitystä. Varjot leikkivät tulen liekkien lepatuksen taustalla ja tunnelma oli sanoinkuvailemattoman huikea.

 

Tilaisuuden päätteeksi oli vuorossa viralliset ja perinteikkäät pohjantervajaiset, joissa kutsuvieraat ja muut halukkaat pääsivät jättämään oman merkkinsä peruskallioon tervalla. Koko seremonia saatiin vietyä läpi aikataulussa kuitenkaan turhaan ketään hoputtamatta. Ammattityötä kaikilta.

 

Kun vieraat oli kuljetettu busseilla jälleen maan päälle, oli aika purkaa tapahtuma-alue, mikä hoituikin puolessa ajassa rakentamiseen nähden. Koko tila oli tyhjä ennen klo 16 ja ensimmäinen räjäytys tapahtuikin lähes heti sen jälkeen.

 

Lopuksi kättelimme asiakkaan kanssa ja totesimme yhdessä, että tilaisuus oli onnistunut. Mukavin palaute tuli heti tilaisuuden päätyttyä, kun eräs asiakkaanedustaja totesi, että näin niitä tapahtumia pitää järjestää. Ei ollut mitään ylimääräistä ja kaikki toimi järjestelmällisesti ja tehokkaasti.

 

Groove Thing kiittää kaikkia yhteistyöstä.

 

Kuvat Pohjonen Productions

Kivisydämen tervajaiset-002 Kivisydämen tervajaiset-007Kivisydämen tervajaiset-011
Kivisydämen tervajaiset-058 Kivisydämen tervajaiset-101